Распоряжение по кафедре ТЭ

Прошу до 1-ноября-2013 года ознакомиться с правилом документирования адреса документа на сервере кафедры ТЭ.

Руководствоваться данным правилом в работе с электронными документами кафедры.

Зав.кафедрой ТЭ Игнатов А.Н. / /

Правило документирования:

добавлять электронный адрес нахождения документа на сервере ТЭ.

Пример выполнения документирования.

открыть свойства документа - нажав правую клавишу мышки, выделить и скопировать. Показано цветом ниже на рисунке.

Вставить в документ «ДИ_инженера» РАСПОЛОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА.

Cиним цветом выделено место электронного адреса и аналогично вставить ИМЯ ДОКУМЕНТА. Z:\ДЛЯ Сараевой\Должностные инструкции декабрь 2012\ДИ_инженерa.doc

Данный документ находится

\\Te-server1\документы кафедры\Служебные записки\распоряжение_о_документировании_адресности_документов.doc

Предложение 2 - Учет важных бумажных документов с применением ШТРИХ-КОДОВ

Действия:

- в дополнение к адресности на важные подготавливаемые документы дополнительно вводить кодировку в виде штрих-кода. Используется стандартный вариант http://www.gostedu.ru/6749.html

Достоинства:

- полная информация о документе.

- возможность автоматического считывания с бумажного носителя используя сотовые телефоны или планшетные компьютеры или непосредственно с электронной версии документа.

Предложение 3 - все сотрудники должны работать И-ИЛИ на флеш-носителях, которые зарегистрированы по своему МАС-адресу, как идентификационные номера принадлежности к кафедре.

Действия:

- каждый сотрудник имеет один флеш-носитель(или несколько), МАС-адрес которого строго привязан к его рабочей(обменной папке).

- Для надежности, все документы, с которыми сотрудник работает, сохраняется в 3х местах - на флеш, на компьютере, и на сервере в обменной папке.

- Действия по сохранению данных могут выполняться и автоматичиески и в ручном режиме.

- Если сотрудник включил свою флешку, то предусмотреть утилиту, которая будет предлагать такую функцию.

- Предусмотреть учет работы сотрудника, по количеству подключений своего-флеш носителя.

Предложение 4 - ввести систему электронного документа-оборота, учитывая пожелания руководства и персонала.

Ниже скан пожелания руководства:

Пожелания пользователей оформить в виде опросной таблицы.

Распространить среди сотрудников. Цель:

уточнить основные способы работы с документами
количество памяти, минимально необходимой для работы.
характер работы пользователя: получение информации, написание документов, работа с оборудованием, и т.д.
уточнить квалификацию пользователей. Т.е. определиться с нижним и верхним уровнем информационной подготовленности сотрудников в сфере насышенности компьютерами кафедры и ее возможностями.

Подготовлено 23-1-2014

Инженер кафедры ТЭ - Шабронов А.А.

skype: shabronov тс. +7- 913-905-8839 e-mail: shabronov@ngs.ru

27-1-2014 вариант таблицы опроса сотрдников (скачать)