Вариант САД – система актуализации документов и принцип гипертекста

адрес документа: http://www.shabronov.narod.ru/temp/sad_te_v1/sad_te_v1.doc

В продолжение указания начальника кафедры ТЭ формализация электронного документа оборота представлена в виде кодов и предложения 4 ссылка пояснения, а так же варианта электронного образа сотрудника ссылка:

Предлагается ввести в документацию - принцип гипертекста

• Документы в электронном виде - должны сопровождаться не только адресом (ссылка на пояснение по адресу) но и гиперссылкой на исходный, указывающий документ или другие материалы, применяемые при создании документа.
• Провести показательные занятия и обучение для работы в редакторе WORD EXCEL по умению добавлять гиперссылки.
• Ввести силами администраторов сети разграничение на доступность изменения индивидуальных обменных папок посторонними пользователями. Т.е. «мою папку и в ней документы записывать и читать могу только Я, а другие – только читать!»

Документы для отчета руководству представлять с учетом адресного пространства ссылок. А если необходима работа на дому, то для переноса с сервера кафедры на usb-флешку – копировать весь подкаталог с документами

Для пояснения работы с гипертекстом приводится отчетный документ с условным названием «САД-Фадеевой»

1. БД – базовые документы;

2. ИП – индивидуальные планы;

3. КУН – карта учета нагрузки;

4. РП – рабочая программа;

5. МУ –методические указания;

6. УП – учебные пособия;

7. СЗ – служебные записки;

8. СП – список публикаций

9. НО – научный отчет;

10. МО- отчет о методической работе;

11. РМ – рабочие материалы

12. МР –

13. НР –

14. ВР –

15. ОР-

Подготовлено 04-02-2014

Последовательность подготовки документа:

• Исходные файлы находятся в каталоге – «Фадеева». А так же, в подкаталогах данного каталога.
• Пояснения по терминам. Есть термин папка. Но тогда получиться не фонетично - документ в папке и в ней подпапка и в подпапке еще подпапка. Так и хочется «а» на «о» поменять.
• Ниже, данные документы, развернутые на рабочем столе и их связь показана красной линией.
• Видна структура каталога, и ее основное содержание, определяемое по заголовкам. Видно, что без создателя документов, разобраться и утвердиться в правильности недостоверно. Многие документы имеют в названии условное сокращение и нумерацию, однозначно понятное только создателю документа. Другие могут думать и не так!

• Пользователь выделяет пункт БД и открывает вкладку гиперссылка

и указывает в адресе тот, документ, который соответствует базовому документу. И так, далее, по всем условным наименованиям. Он, сам, точно знает, что относиться к чему!

• В конечном, документе искать уже ничего не требуется. А только открыть ссылку. Откроется или сам документ или каталог, в котором расположены необходимые документы.
• Руководителю, не надо искать что где и почем. Только «кликать» мышкой.
• Работнику, не надо каждый раз указывать, что он сделал. Необходимо только подготовить каталог в своем САД, и ссылку на нее. Например. «Индивидуальные планы» В этот каталог(папку) складывать файлы своих планов. А в названии указывать период планирования.

• Пример варианта САД-Шабронов - ссылка

Вывод.

- задачу САД – предлагается решать, путем последовательного наполнения текущих документов возможностями «электронного документа»

- проводить плавное, «щадящее» обучение, на конкретных реальных документах.

- ввести контрольные периодически проверки с целью уяснить умение работать с гиперссылками.

- основная задача – дать инструмент в систематизации своих документов, уменьшить время поиска себе, своим подчиненным и своим начальникам.

Подготовлено 4-2-2014

Инженер кафедры ТЭ - Шабронов А.А.

skype: shabronov тс. +7- 913-905-8839 e-mail: shabronov@ngs.ru